Piątkowe L4, poniedziałkowy chaos. Zwolnienia wsteczne dezorganizują pracę firm

1 godzina temu

Pracownik nie pojawia się w pracy w piątek, a formalne zwolnienie lekarskie trafia do pracodawcy dopiero w poniedziałek. Dla wielu firm to scenariusz dobrze znany – i coraz bardziej kosztowny. Eksperci Conperio wskazują, iż krótkie, wystawiane wstecz L4 stają się cichym źródłem operacyjnego chaosu.

Zwolnienie „po fakcie” – zgodne z prawem, trudne w zarządzaniu

Polskie przepisy pozwalają lekarzowi wystawić zwolnienie lekarskie z datą wsteczną – co do zasady do trzech dni przed badaniem, jeżeli uzna on, iż pacjent w tym czasie był niezdolny do pracy. W przypadku zwolnień psychiatrycznych okres ten może być dłuższy, jeżeli stan zdrowia uniemożliwiał wcześniejszy kontakt z lekarzem.

Z punktu widzenia pracodawcy oznacza to jedno: pracownik może zniknąć z grafiku z dnia na dzień, a oficjalne usprawiedliwienie nieobecności pojawi się dopiero po czasie.

– Dla pracodawcy problemem nie jest samo L4, tylko brak informacji w momencie, gdy firma musi podjąć decyzję operacyjną: kto przejmuje zmianę, czy uruchamiamy zastępstwo, czy przesuwamy ludzi między liniami – mówi Mikołaj Zając, prezes Conperio, firmy doradczej specjalizującej się w problematyce absencji chorobowej. – jeżeli pracownik znika w piątek, a zwolnienie pojawia się dopiero w poniedziałek, to w wielu branżach straty są natychmiastowe i nieodwracalne.

Największe ryzyko: krótkie absencje

Eksperci podkreślają, iż największym wyzwaniem nie są długie zwolnienia, które można zaplanować i zabezpieczyć procesowo. Najbardziej destrukcyjne są absencje trwające od jednego do trzech dni – szczególnie wtedy, gdy obejmują piątek i „zahaczają” o weekend. W takich przypadkach firma często dowiaduje się o formalnej przyczynie nieobecności dopiero po fakcie. A to oznacza, iż decyzje operacyjne muszą być podejmowane w warunkach niepewności.

W produkcji i logistyce brak jednej osoby może zatrzymać proces lub spowodować niedobór obsady na kluczowych stanowiskach. W handlu i usługach skutkiem są dłuższe kolejki, spadek jakości obsługi i większa liczba reklamacji. Efekt domina jest szybki: nadgodziny, przesunięcia między zmianami, przeciążenie zespołu. Części tych strat nie da się już odrobić. Niezrealizowana wysyłka, nieobsłużona zmiana czy opóźniony proces generują koszty, które pozostają w firmie – niezależnie od zasadności zwolnienia.

Firmy przegrywają z czasem

Zdaniem Conperio problem nie wymaga rewolucji w przepisach dotyczących prawa do zwolnienia lekarskiego. najważniejsze jest doprecyzowanie zasad komunikacji i zarządzania absencją.

Najważniejszy element to niezwłoczne poinformowanie przełożonego o planowanej nieobecności – najlepiej jeszcze przed rozpoczęciem pracy w dniu absencji. choćby jeżeli formalne L4 zostanie wystawione później, szybka informacja pozwala firmie uruchomić zastępstwo, zmienić obsadę zmiany czy przeorganizować zadania.

– W wielu organizacjach największą luką nie jest brak procedur, tylko brak szybkiej informacji. Absencja staje się problemem operacyjnym, kiedy firma dowiaduje się o niej po czasie. jeżeli chcemy ograniczać koszty absencji, musimy zarządzać nią jak procesem: na poziomie zespołu, konkretnego stanowiska i powtarzalnych wzorców, a nie tylko wskaźników w Excelu – mówi Mikołaj Zając.

Conperio wskazuje, iż skuteczne ograniczanie kosztów absencji wymaga podejścia systemowego. Chodzi nie tylko o analizę wskaźników, ale także o identyfikację powtarzalnych wzorców nieobecności, specyfikę danego stanowiska oraz realne konsekwencje operacyjne.

Zwolnienia wsteczne są zgodne z prawem, jednak w praktyce to czas – a raczej jego brak – okazuje się dla firm największym wyzwaniem. W świecie produkcji, logistyki i usług choćby jeden dzień niepewności potrafi wygenerować straty, których nie widać w statystykach, ale które realnie uderzają w wynik finansowy.