Poczta firmowa: jak wybrać hosting dopasowany do Twojego biznesu?

Poczta firmowa to narzędzie kojarzone przede wszystkim z komunikacją B2B, B2C czy wewnątrz firmy. To również przestrzeń wymiany wrażliwych informacji, które nigdy nie powinny dostać się w niepowołane ręce. Hosting powinien być zresztą nie tylko funkcjonalny, intuicyjny i bezpieczny, ale też zapewniać solidne wsparcie techniczne w razie awarii. W niniejszym wpisie podpowiadamy, na co warto zwrócić uwagę, wybierając dostawcę usług e-pocztowych.

Jeden błąd – wiele zagrożeń

Podstawowym błędem, jaki popełniają osoby poszukujące dostawcy hostingu poczty firmowej, jest kierowanie się głównie kryterium ceny. Bywa ono kuszące zwłaszcza dla nowych firm lub projektów z ograniczonym budżetem. jeżeli należysz do tej grupy, to powinieneś zdać sobie sprawę, iż takie podejście rodzi kilka poważnych ograniczeń, które w dłuższej perspektywie mogą okazać się kosztowne, a choćby niemożliwe do pokonania bez zmiany dostawcy. Korzystanie z rozwiązań „po kosztach” to zwiększone ryzyko narażenia poczty na m.in.:

• ataki hakerskie (spoofing), phishingowe, spamerskie lub malware grożących awarią systemu czy wyciekiem danych,
• przerwy w działaniu usługi pocztowej,
• trudności w zintegrowaniu poczty z istniejącym oprogramowaniem firmowym,
• ograniczenia funkcjonalne np. w zakresie filtrowania spamu, tworzenia backupu albo współdzielenia poczty z innymi pracownikami.

Opcje darmowe lub najtańsze nie oferują najczęściej zadowalającego poziomu bezpieczeństwa, dobrego wsparcia technicznego czy skalowalności. Są również ograniczone pod kątem funkcjonalności i wydajności. Dlatego, jeżeli chcesz, by w Twojej firmie i poczcie firmowej wszystko działało sprawnie i bez zakłóceń, zwróć uwagę na kilka podstawowych kwestii.

Closeup image of mail with hook on top of keyboard. Phishing email, malware and cyber security concept

Jaka poczta firmowa jest Ci potrzebna?

Pierwszą z nich jest wybór hostingu oferującego wysoki poziom bezpieczeństwa. Mowa nie tylko o skutecznej ochronie przed spamem albo wirusami, ale i szyfrowaniu wiadomości, dwuetapowej weryfikacji, a także regularnym backupie wiadomości.

Drugim istotnym aspektem jest kompleksowe wsparcie techniczne. Zwróć uwagę, czy dostawca gwałtownie odpowiada na problemy techniczne, jakimi drogami komunikuje się z użytkownikiem (mail, telefon, formularz) oraz jakie opinie na temat tego wsparcia mają obecni lub byli klienci.

Trzecią ważną kwestią jest skalowalność, czyli możliwość łatwego zwiększania pojemności skrzynek pocztowych i liczby użytkowników w miarę rozwoju firmy. Zwłaszcza w większych i ukierunkowanych na rozwój przedsiębiorstwach decydujące mogą się okazać opcje współdzielenia kalendarza, książki adresowej, grup pocztowych itp. Takie możliwości usprawniają komunikację i przyspieszają pracę, przyczyniając się do polepszenia wydajności i optymalizacji kosztów pracy.

Co warto dodać do powyższej listy? Choćby to, iż dobra poczta biznesowa powinna cechować się niezawodnością (SLA pow. 99,9%), zgodnością z obowiązującymi przepisami ochrony danych, łatwością zarządzania (intuicyjny interfejs), elastycznymi możliwościami integracji z firmowym oprogramowaniem czy popularnymi aplikacjami i usługami związanymi z zarządzaniem pocztą www (Outlook, Thunderbird itd.), projektami i komunikacją. Zwróć również uwagę, czy dostawca oferuje darmową migrację danych lub zaawansowane funkcje w zakresie nadzoru korespondencji oraz jej autentyfikacji (np. SPF, DKIM, DMARC).

Podsumowanie

Wybierając hosting poczty firmowej, myśl o bezpieczeństwie, funkcjonalności i niezawodności hostingu. Zastanów się, gdzie będziesz za kilka lub kilkanaście lat oraz jakie zagrożenia i wyzwania możesz napotkać na drodze realizacji celów biznesowych. Pamiętaj, iż poczta firmowa to nie tylko obszar komunikacji, ale i archiwum cennych, wrażliwych danych, które nigdy nie powinny dostać się w niepowołane ręce. Takie środowisko powinno być z jednej strony bezpieczne, z drugiej – oferować intuicyjną i niezawodną obsługę, a mieć możliwość rozwijania się i „rozrastania” razem z Twoją firmą.

Poznaj rozwiązania poczty firmowej od NQ.pl – https://www.nq.pl/bezpieczna-poczta-biznesowa