1 dzień temu
Praca zdalna stała się codziennością w wielu firmach, ale od kwietnia 2023 r. obowiązują zupełnie nowe przepisy. Inspektorzy PIP już zapowiedzieli, iż od 2025 r. będzie to jeden z ich priorytetów – co najmniej 250 kontroli rocznie dotyczyć będzie właśnie organizacji i dokumentacji pracy zdalnej.
Co dokładnie sprawdzą inspektorzy?
✓ Regulaminy lub porozumienia pracy zdalnej – czy zostały prawidłowo wprowadzone i dostępne dla pracowników.
✓ Wnioski i decyzje wobec pracowników uprzywilejowanych – np. młodych rodziców, osób niepełnosprawnych, opiekunów dzieci do lat 4 (którzy mają szczególne prawo do pracy zdalnej).
✓ Ocena ryzyka i informacja BHP – czy pracodawca ocenił zagrożenia związane z pracą w domu i przekazał pracownikowi odpowiednie instrukcje.
✓ Rozliczanie kosztów i narzędzi pracy – czyli ekwiwalenty za prąd i Internet, zapewnienie sprzętu lub pokrycie kosztów jego użytkowania.
Jak wygląda praktyka?
W 2024 r. co piąty pracodawca miał problemy z pracą zdalną – najczęściej brakowało regulaminu albo nie wypłacano ekwiwalentów. Dla PIP to jasny sygnał, iż w 2025 r. trzeba ten obszar objąć większą kontrolą.
Co możesz zrobić już teraz?
Przygotowaliśmy praktyczną checklistę, która krok po kroku pozwoli Ci sprawdzić, czy Twoja firma ma wszystko, co niezbędne – od dokumentów, przez BHP, aż po zasady rozliczeń. Zerknij na checklistę i sprawdź, co może być do poprawy.
Checklista pracy zdalnej
1. Regulamin lub porozumienie pracy zdalnej
✓ Czy masz regulamin lub porozumienie pracy zdalnej (uzgodnione z pracownikami / związkami)?
✓ Czy dokument wskazuje: zasady składania wniosków, grupy uprawnionych pracowników, sposób rozliczania kosztów i zasady kontroli?
✓ Czy regulamin pracy zdalnej określa warunki i terminy cofnięcia zgody na pracę zdalną przez którąkolwiek ze stron (pracodawca/pracownik)?
✓ Czy dokument jest przekazany pracownikom i dostępny np. w intranecie lub na tablicy ogłoszeń?
✓ Czy każdy pracownik dostał informację o warunkach zatrudnienia, uwzględniającą pracę zdalną?
✓ Czy przechowujesz wnioski pracowników i decyzje (zwłaszcza odmowy – muszą być uzasadnione)?
2. Wnioski i decyzje wobec pracowników uprzywilejowanych
✓ Czy młodzi rodzice, osoby niepełnosprawne czy opiekunowie dzieci do lat 4 mają możliwość złożenia wniosku o pracę zdalną?
✓ Czy każdy taki wniosek jest rozpatrzony na piśmie (pozytywnie lub z uzasadnioną odmową)?
✓ Czy decyzje są przechowywane w dokumentacji pracowniczej?
3. Ocena ryzyka i informacja BHP dla stanowisk zdalnych
✓ Czy sporządziłeś ocenę ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej (np. praca przy komputerze, ergonomia)?
✓ Czy przygotowałeś i przekazałeś pracownikowi informację BHP (instrukcję, jak prawidłowo zorganizować stanowisko w domu)?
✓ Czy pracownik złożył oświadczenie, iż zapoznał się z zasadami i ma warunki do bezpiecznej pracy?
✓ Czy pracownicy odbyli szkolenia BHP uwzględniające specyfikę pracy zdalnej?
✓ Czy masz procedurę zgłaszania wypadku przy pracy zdalnej?
4. Rozliczanie kosztów i narzędzi pracy
✓ Czy jasno określiłeś, jakie narzędzia zapewnia pracodawca (np. laptop, telefon)?
✓ jeżeli pracownik korzysta z własnego sprzętu/Internetu – czy wypłacasz ekwiwalent?
✓ Czy sposób obliczania ekwiwalentu jest opisany w regulaminie lub umowie?
✓ Czy ekwiwalenty są wypłacane regularnie i udokumentowane na liście płac?
5. Ewidencja pracy zdalnej
✓ Czy masz jasne zasady raportowania obecności i godzin pracy (np. system RCP, logowania w aplikacji)?
✓ Czy ewidencja obejmuje również dni pracy zdalnej okazjonalnej (do 24 dni rocznie)?
✓ Czy w systemie kadrowym można łatwo wykazać, ile dni pracownik przepracował zdalnie, a ile stacjonarnie?
✓ Czy kontrolujesz odpoczynki dobowe i tygodniowe także przy pracy zdalnej?
6. Komunikacja
✓ Czy przełożeni wiedzą, jak planować zadania i kontrolować efekty bez naruszania prawa do prywatności?
✓ Czy pracownicy mają jasne zasady kontaktu poza godzinami pracy (prawo do „bycia offline”)?
7. Kontrola i ochrona danych
✓ Czy masz określone zasady kontroli pracy zdalnej (np. logowania, spotkania online), które nie naruszają prywatności pracownika w domu?
✓ Czy wdrożono procedury RODO, np. szyfrowanie, VPN, zabezpieczenie nośników, brak pracy na prywatnych mailach?
✓ Czy pracownicy otrzymali instrukcje, jak chronić dane służbowe w domu?
8. Organizacja pracy i równe traktowanie
✓ Czy pracownicy zdalni mają takie same szanse na awans i szkolenia, jak ci stacjonarni?
✓ Czy ustalono jasne zasady komunikacji (np. godziny spotkań online, kanały kontaktu)?
✓ Czy przestrzegasz prawa do „bycia offline” – brak wymogu odbierania telefonów i maili po pracy?
✓ Czy liderzy są przeszkoleni, jak zarządzać zespołem hybrydowym, żeby nie doszło do dyskryminacji?
Jak uporządkować dokumenty związane z pracą zdalną?
Odpowiedź to: e-teczka.
Dlaczego jest potrzebna?
Praca zdalna generuje nowy typ dokumentów: wnioski, zgody, odmowy, oświadczenia BHP, potwierdzenia zapoznania się z zasadami, regulaminy. Przechowywanie ich w segregatorach lub w folderach na dysku często prowadzi do braków, duplikatów i chaosu – a brak jednego dokumentu może skutkować zastrzeżeniem podczas kontroli PIP.
Co rozwiązuje e-teczka?
✓ automatycznie porządkuje wszystkie dokumenty związane z pracą zdalną,
✓ eliminuje ryzyko „zaginionych” wniosków lub niepodpisanych oświadczeń,
✓ pozwala natychmiast przedstawić inspektorowi pełny zestaw dokumentów,
✓ zapewnia zgodność z przepisami archiwizacji dokumentów pracowniczych.
Zobacz, jak działa E-teczka w iPersonel.
