Fundusz Sektor 3.0 to nie tylko wsparcie finansowe, ale przede wszystkim kompleksowy ekosystem, który pozwala przejść organizacjom społecznym przez pełny proces inkubacji – od pomysłu po gotowy produkt – cyfrowe narzędzie realizujące istotną społeczną misję. W tym roku 9 zespołów intensywnie pracuje nad swoimi rozwiązaniami cyfrowymi, korzystając z narzędzi takich jak Slack, Miro czy Figma. Jak wygląda ta praca od kuchni i jakie wyzwania stoją przed uczestnikami i uczestniczkami? O procesie inkubacji, wykorzystywanych technologiach i zmianach w Funduszu rozmawiamy z jego koordynatorką i koordynatorem – Karoliną Walecką i Jakubem Gruszeckim.
Co słychać w Funduszu? Na jakim etapie są zespoły?
Karolina Walecka (KW): Jesteśmy mniej więcej w połowie procesu inkubacji. To taki moment, w którym zespoły zaczynają przekuwać swoje pomysły w realne, namacalne rozwiązania. Aktualnie jesteśmy na etapie prototypowania, czyli zespoły opracowują pierwsze wizualne wersje swoich produktów.
Za nimi już sporo pracy: badania, testowanie hipotez, definiowanie ścieżek użytkowników. Teraz, po pierwszym warsztacie wprowadzającym do prototypowania, przygotowują się do kolejnego, sześciogodzinnego spotkania, podczas którego pracować będą w Figmie – narzędziu do projektowania UX/UI.
Jakub Gruszecki (JG): To moment, gdy abstrakcyjne koncepcje stają się czymś realnym – zespół może zobaczyć, dotknąć i przetestować swoje rozwiązanie. Na początku pracują bardziej koncepcyjnie, ale teraz mają już wyniki badań i mogą weryfikować, czy ich założenia miały sens. Wcześniej mogli jedynie opowiadać o swojej wizji, teraz mogą pokazać pierwsze interaktywne makiety swojego rozwiązania.
Jak Fundusz Sektor 3.0 działa od środka i kto wspiera zespoły w inkubacji?
JG: Od strony organizacyjnej to duży proces, który spaja zespół Funduszu, ekspertów i ekspertki, mentorów i mentorki i wolontariuszy i wolontariuszki. W tej edycji uczestniczy 9 zespołów z organizacji pozarządowych, a każdy może liczyć na wsparcie dwóch wolontariuszy – projektantów UX. Łącznie daje nam to 52 osoby, które na co dzień uczestniczą w inkubacji.
KW: W samym zespole Funduszu działa pięć osób, w tym ja i Jakub, oraz trójka ekspertów z WUD Silesia – Paweł Nowak, Agata Nowak i Katarzyna Drożdżal. To osoby, które od lat dbają o merytorykę procesu inkubacji.
Katarzyna Drożdżal i Paweł Nowak podczas spotkania z zespołami Funduszu Sektor 3.0 na Zoom’ie.Eksperci dołączają na różnych etapach – np. Van Anh Dam wspiera zespoły w budowaniu modelu biznesowego, a Sławek Molenda prowadzi ich przez proces prototypowania. Co roku dopasowujemy ekspertów i ekspertki do danej edycji. Czasem pojawiają się nowe osoby, a czasem wracają ci, którzy już z nami pracowali.
JG: Staramy się też dopasowywać strukturę programu do specyfiki organizacji społecznych. NGO to nie startupy, więc nie możemy korzystać z typowych wzorców biznesowych. Przykładowo, model biznesowy, który w startupach rządzi się swoimi prawami, w Funduszu dostosowujemy do projektów społecznych. Tu nie chodzi o maksymalizację zysków, tylko o stworzenie stabilnego rozwiązania, które może działać długofalowo.
Jakie technologie wspierają Waszą pracę? Jak wygląda tech stack Funduszu Sektor 3.0?
JG: Nasz proces inkubacji to spore przedsięwzięcie, więc od lat korzystamy ze sprawdzonego zestawu narzędzi. najważniejsze elementy naszego tech stacku to:
- CiviCRM – narzędzie do zarządzania zgłoszeniami i procesem rekrutacji,
- Zoom – platforma do prowadzenia spotkań online,
- Slack – nasz główny kanał komunikacji,
- Miro – wirtualne tablice do pracy koncepcyjnej,
- Figma – narzędzie do projektowania makiet (wykorzystywana w tym roku po raz pierwszy)
- Microsoft SharePoint – dysk chmurowy, w którym archiwizujemy dokumenty i materiały dla zespołów,
- Landingi.pl – narzędzie do tworzenia stron promujących produkty uczestników.
Każde z tych narzędzi ma swoją konkretną funkcję i razem pozwalają nam na sprawne przeprowadzenie całego procesu od rekrutacji, przez codzienną pracę zespołów, aż po finał.
KW: Stawiamy na stabilność i przewidywalność. Nie eksperymentujemy co roku z nowymi rozwiązaniami, bo wiemy, iż zespoły nie zawsze są biegłe w obsłudze tych narzędzi. Nie chodzi o testowanie nowinek, ale o maksymalne wykorzystanie tego, co działa.
Jak wygląda rekrutacja i selekcja zespołów? Jakie aplikacje Wam pomagają?
KW: Rekrutacja przebiega dwustopniowo. Najpierw zbieramy zgłoszenia online, a potem przeprowadzamy rozmowy z wybranymi zespołami. Zespoły aplikują przez CiviCRM, który pomaga nam zarządzać wszystkimi zgłoszeniami. W tym roku wpłynęły 73 aplikacje, a rok wcześniej było ich 83 – to dużo treści do przeanalizowania.
JG: Po pierwszej selekcji zapraszamy 15 zespołów na rozmowy online. W tym roku po raz pierwszy wprowadziliśmy ten etap, bo wcześniej ocenialiśmy tylko aplikacje z systemu. Chcieliśmy dać sobie możliwość lepszego poznania zespołów i sprawdzenia, czy rozumieją, na co się piszą.
KW: To był krok w dobrym kierunku. W trakcie rozmów odkryliśmy, iż niektóre zespoły świetnie opisały swoje pomysły, ale nie były gotowe na udział w Funduszu. Gdybyśmy ich nie przepytali, moglibyśmy przyjąć kogoś, kto nie do końca wiedział, czego się spodziewać.
Do rozmów wykorzystujemy Microsoft Teams. Umawiamy krótkie 15-minutowe spotkania, w trakcie których zadajemy zespołom dodatkowe pytania. Dzięki temu możemy lepiej ocenić, które zespoły są gotowe na udział w Funduszu.
Slack – centrum dowodzenia Funduszu. Jak go organizujecie?
KW: Slack to absolutnie najważniejsze narzędzie, jeżeli chodzi o codzienną pracę Funduszu. To tutaj toczy się większość komunikacji, zarówno między zespołami, jak i z ekspertami i ekspertkami, czy organizatorami.
Plan spotkania opublikowany w kanale #general na Slack’u.Mamy jedną przestrzeń slack-ową, której używamy co roku. Po zakończeniu każdej edycji archiwizujemy kanały poprzednich zespołów, zmieniamy ich status i tworzymy nowe przestrzenie dla aktualnej edycji.
JG: W tym miejscu warto dodać, iż zespoły z poprzednich lat nie są usuwane ze Slack’a Funduszu. Archiwizujemy starsze kanały, dzięki czemu zespoły mogą wracać do rozmów, ale nie uczestniczą w nowej edycji.
A co dalej? Przede wszystkim staramy się, żeby Slack był czytelny i uporządkowany. Dlatego każdy zespół ma swój prywatny kanał, gdzie może dyskutować wewnętrznie i wymieniać się materiałami. Do tego dochodzą kanały ogólne, np. informacyjny, w którym publikujemy najważniejsze komunikaty, oraz kanały tematyczne, np. dla wolontariuszy i wolontariuszek czy do rozmów z ekspertami i ekspertkami.
KW: Wprowadziliśmy też grupy tagujące – każdy zespół ma swoją nazwę, do której przypisujemy członków i członkinie. Dzięki temu wystarczy oznaczyć np. @FundacjaX, żeby wiadomość dotarła do wszystkich członków tego zespołu jednocześnie.
Jak unikacie chaosu w Slack’u? Jakie reguły się sprawdzają?
JG: Pierwsza kluczowa zasada: instalujemy aplikację desktopową i zachęcamy do tego zespoły. Dzięki temu unikamy sytuacji, w których ktoś dostaje powiadomienia mailowe i wchodzi na Slacka raz na kilka dni.
Druga zasada: konsekwentnie używamy wątków w dyskusjach. To ułatwia nawigację i pozwala uniknąć chaosu w kanałach. Od początku uczymy zespoły, iż nie odpisujemy na głównym kanale, tylko w ramach konkretnego wątku. Dzięki temu ważne informacje nie giną.
KW: Mamy też przypięte wiadomości i sekcję z plikami, gdzie zapisujemy najważniejsze informacje np. najważniejsze linki czy dostęp do Miro i SharePoint’a.
KW: Dzięki tym wszystkim zabiegom Slack jest czytelny, uporządkowany i sprawnie wspiera codzienną pracę zespołów. To absolutne centrum dowodzenia Funduszu.
Slack to nie tylko praca! To również miejsce do luźnych rozmów i świątecznych konkursów Jakuba, które angażują i integrują zespoły.Komunikator Slack – pięć rad, które usprawnią pracę twojego zespołu
Miro – kreatywna przestrzeń zespołów. Jakie pełni funkcje?
KW: Miro to mózg operacyjny całego procesu koncepcyjnego. To tutaj zespoły przechodzą przez wszystkie etapy tworzenia swojego produktu: od badań, przez ścieżki użytkowników, aż po finalne prototypowanie.
Tablice Miro Fundacji Rak’n’Roll, która bierze udział w tegorocznej inkubacji Funduszu Sektor 3.0.Każdy zespół dostaje swoją tablicę Miro, gdzie stopniowo buduje swój projekt. Eksperci i ekspertki dostarczają tam materiały, ćwiczenia, kanwy i szablony, które pomagają w uporządkowaniu pracy.
JG: Z czasem tablice te zaczynają się rozwijać – zespoły dodają tam swoje notatki, wyniki badań i pierwsze szkice rozwiązań.
KW: Tak! Miro jest jak notatnik. Nikt go nie ocenia, nikt nie sprawdza, ale to miejsce, do którego zespoły wracają na każdym etapie pracy. To narzędzie daje zespołom ogromną swobodę. Mogą organizować tablice tak, jak im wygodnie, dodawać własne sekcje czy wykorzystywać szablony ekspertów. Co ważne, Miro również nie znika po zakończeniu Funduszu. Zespoły mają do niego dostęp także po zakończeniu procesu inkubacji, więc mogą wracać do swoich materiałów, rozwijać projekt lub po prostu wykorzystać Miro do kolejnych działań.
Tablice Fundacji Niezła Sztuka, łączą wirtualne karteczki i zdjęcia realnych kartek. Miro pozwala na łatwe scalanie ze sobą różnych formatów i źródeł.- Co zamiast Google Jamboard? Alternatywne tablice online
- Mapy myśli, czyli uczenie się przez skojarzenia
Czy Fundusz stawia na płatne narzędzia, czy bazuje na darmowych?
KW: W Funduszu staramy się minimalizować koszty dla zespołów, więc wszystkie narzędzia, których wymagamy, są dla nich dostępne za darmo. Nie ma sytuacji, w której uczestnicy musieliby sami inwestować w oprogramowanie, żeby przejść przez proces inkubacji.
JG: To nie znaczy jednak, iż wszystko opieramy na darmowych wersjach. najważniejsze narzędzia są płatne:
- Miro – płatny plan, który pozwala każdemu zespołowi pracować na osobnej tablicy.
- Zoom – płatna subskrypcja umożliwia organizację dużych spotkań i pracę w pokojach grupowych.
- Slack – korzystamy z bezpłatnej wersji dla organizacji non-profit, ale to pełna, funkcjonalna wersja.
KW: Zespoły dostają też darmowe konta na Landingi.pl – to dzięki współpracy z naszym partnerem. Mogą tam stworzyć stronę swojego projektu bez konieczności inwestowania w płatne narzędzia.
Bezpłatny kurs: Landing Pages – tworzenie skutecznych stron docelowych
Jak organizujecie i archiwizujecie wiedzę i materiały z inkubacji?
KW: Tak, używamy do tego SharePointa. To tam trafiają nagrania ze spotkań, materiały od ekspertów i inne ważne zasoby. Każdy zespół ma dostęp do tego miejsca i może wracać do materiałów w dowolnym momencie. Miro też pełni w tym obszarze istotną funkcję – choć nie jest archiwum w klasycznym sensie. Jako centrum pracy koncepcyjnej jednocześnie dokumentuje cały proces.
JG: Dodatkowo część wiedzy przechowywana jest na Slacku. W dedykowanym kanale wrzucamy prezentacje, linki do nagrań i inne dokumenty. Dla nas ważne było, żeby zespoły nie musiały szukać materiałów w kilku różnych miejscach. Dzięki uporządkowanemu SharePointowi i Slackowi mają wszystko w jednym ekosystemie.
Spotkania vs. praca asynchroniczna – jak to równoważycie?
JG: Praca w Funduszu to kombinacja spotkań na żywo i elastycznej komunikacji między nimi. To pozwala na sprawne działanie zespołów, ale jednocześnie nie przeciąża uczestników, którzy i tak często realizują Fundusz po godzinach pracy czy studiów. Kluczem jest dobry podział.
Spotkania na żywo są niezbędne. realizowane są w soboty, raz na dwa tygodnie, realizowane są sześć godzin i to jest rdzeń procesu. Między spotkaniami zespoły pracują asynchronicznie, a komunikacja odbywa się na Slacku. Niektóre rzeczy wymagają jednak dodatkowego wsparcia, więc zespoły mogą umawiać się na konsultacje z ekspertami.
KW: Ułatwiamy też ten balans narzędziami. Na przykład nagrywamy spotkania na Zoomie, więc jeżeli ktoś nie może w nich uczestniczyć, może do nich wrócić później. A kiedy trzeba coś wyjaśnić szybciej niż na kolejnym spotkaniu, korzystamy z aplikacji Loom. Nagrywamy krótkie wideo, zamiast umawiać się na kolejne spotkanie.
Wiadomość z wprowadzeniem do aplikacji Slack przypięta do głównego kanału (#general). Karolina nagrała tutorial w aplikacji Loom.Bezpłatny kurs: Zarządzanie projektami w organizacji społecznej
Co zmieniliście w Funduszu w tym roku?
KW: Największą nowością było wprowadzenie drugiego etapu rekrutacji, czyli rozmów z zespołami przed ostatecznym wyborem uczestników.
JG: Drugą istotną zmianą było wprowadzenie Figmy do procesu. To ukłon w stronę projektantów UX, którzy wcześniej musieli pracować w Miro, a potem przenosić wszystko do Figmy. Teraz od razu mogą projektować tam, gdzie czują się najlepiej.
KW: Kolejna ważna zmiana to balans między online a offline. Fundusz przez długi czas działał w pełni online, ale w zeszłym roku wróciliśmy do hybrydowego modelu. Inauguracja i finał realizowane są na żywo w Warszawie, a reszta spotkań pozostaje online.
JG: To duża zmiana. Spotkania na żywo budują relacje, ale nie wymagamy comiesięcznych podróży do Warszawy. Taki model działa świetnie. Jest dostępny dla zespołów z całej Polski, a jednocześnie nie traci społecznego charakteru.
KW: Wnioski? Każda edycja uczy nas czegoś nowego, ale widać, iż kierunek, który obraliśmy, sprawdza się i daje zespołom realne wsparcie.
MS: Bardzo dziękuję za rozmowę i życzę powodzenia w drugiej części inkubacji Funduszu!
Czym jest Fundusz Sektor 3.0?
To element programu Sektor 3.0 Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności realizowanego przez Fundację Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego, który od lat wspiera tworzenie nowych narzedzi cyfrowych społecznie użytecznych zgodnych z ideą #TechForGood.
#TechForGood to bardzo szerokie pojęcie, które może dotyczyć zarówno kwestii ochrony środowiska, wyrównywania szans, zrównoważonego rozwoju czy pomocy osobom z niepełnosprawnościami, jak i codziennej działalności organizacji pozarządowych – warunkiem jest wykorzystanie technologii do rozwiązania konkretnego problemu społecznego. Więcej o Funduszu znajdziesz tutaj.
***
Karolina Walecka: Project Manager, koordynatorka Funduszu Sektor 3.0. Od 12 lat związana z trzecim sektorem, a od 2015 roku koordynuje projekty w Fundacji Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego (FRSI). w tej chwili zarządza Funduszem, wspierając organizacje pozarządowe w rozwijaniu cyfrowych rozwiązań o charakterze społecznym. Lubi dzielić się wiedzą, prowadząc warsztaty i szkolenia z nowych technologii i wykorzystania narzędzi cyfrowych w codziennej pracy dla bibliotek i NGO. Ma doświadczenie w organizacji wydarzeń i konferencji, w tym Festiwalu Sektor 3.0, gdzie odpowiada za współpracę z prelegentami. Łączy ludzi, technologie i innowacje, tworząc przestrzeń do wymiany wiedzy i doświadczeń.
Jakub Gruszecki: PMO w zespole programu Sektor 3.0. Koordynuje sprawy formalne oraz administracyjne. Odpowiada również za prowadzenie wirtualnego biura dla zespołu osób, pracujących w różnych częściach Polski. Umiejętności zdobyte jako PMO wykorzystuję również jako Event Manager przy organizacji Festiwalu Sektor 3.0, gdzie sprawy administracyjne łączy z kwestiami technicznymi.
