Bezpłatne aplikacje dla NGO. Część 1 – pakiety biurowe

Oprogramowanie biurowe to nieodłączny element pracy każdej organizacji pozarządowej. Dokumenty, arkusze kalkulacyjne i prezentacje są naszą codziennością. Podobnie jak troska o budżet, która niejednemu i niejednej z nas spędza sen z powiek. Czy wiesz, iż Twoja organizacja może korzystać z profesjonalnego pakietu biurowego bez ponoszenia kosztów? Nie płać za oprogramowanie! Skorzystaj z darmowych aplikacji biurowych dla organizacji non-profit.

Pakiet biurowy Google Workspace dla organizacji non-profit

Jeśli Twoja organizacja korzysta z Gmaila i narzędzi Google, mam dobrą wiadomość – możesz mieć dostęp do ich rozszerzonej, profesjonalnej wersji zupełnie za darmo. Google oferuje specjalny pakiet dla NGO, który usprawnia pracę zespołu i pozwala lepiej zarządzać dokumentami, spotkaniami i zadaniami.

Pakiet bezpłatnych narzędzi biurowych dostępny jest dla:

• stowarzyszeń,
• fundacji,
• organizacji pożytku publicznego,
• organizacji religijnych.

Co znajdziesz w pakiecie Google Workspace dla organizacji non-profit?

• firmowa poczta Gmail z niestandardowymi adresami, bez reklam, blokująca SPAM i ataki phishingowe;
• 100 TB wspólnego miejsca w chmurze na Dysku dla wszystkich członków organizacji;
• dysk współdzielony dla zespołu, czyli wspólne miejsce na dane – to ważne! Pliki przypisane są do konta NGO, a nie do kont poszczególnych osób. Dzięki temu zachowamy dorobek organizacji w przypadku zmian kadrowych w zespole.
• wspólne tworzenie treści w Dokumentach, Arkuszach kalkulacyjnych, Prezentacjach, notatkach Keep, Formularzach ankiet, Witrynach stron internetowych — wszystko to w czasie rzeczywistym!
• prowadzenie rozmów głosowych i wideo w aplikacji Meet dla 150 osób przy długości spotkania do 24 godzin;
• komunikacja w zespołach na Google Chat;
• Kalendarz, który można udostępniać wraz z systemem rezerwacji sal konferencyjnych.

Polska wersja językowa: tak
Obsługa: w przeglądarce lub poprzez aplikacje.

Przeczytaj także:

• Jak działa Google Meet? Najważniejsze funkcje i różnice pomiędzy wersjami
• Google Workspace dla NGO i edukacji – czym się różnią wersje darmowe od płatnych?

Jak uzyskać bezpłatny dostęp jako organizacja pozarządowa:

• wejdź na stronę google.com/nonprofits/ i kliknij niebieski kafelek „Rozpocznij” w prawym górnym rogu,
• posłuż się istniejącym lub załóż nowe konto organizacji – uwaga: to konto zostanie przypisane jako konto Administratora Twojej organizacji,
• poczekaj na weryfikację, która może potrwać choćby 2 tygodnie. W międzyczasie Goodstrack (partner Google, który odpowiada za weryfikację) może prosić Cię o przesłanie dokumentów potwierdzających status organizacji,
• po otrzymaniu maila z powiadomieniem o pozytywnie zakończonej weryfikacji, zaloguj się na konto Administratora organizacji na stronie: google.com/nonprofits/ i aktywuj usługę w sekcji „Google Workspace for nonprofits”.

Jak widzisz, jedyne, co trzeba zrobić, to zarejestrować się i wypełnić formularz zgłoszeniowy, aby uzyskać bezpłatny dostęp do Google Workspace. Dla dużych organizacji, które potrzebują rozszerzonych usług (np. więcej miejsca w chmurze), istnieje możliwość dokupienia pakietów biznesowych na preferencyjnych stawkach. Tutaj porównasz darmową i płatne oferty dla NGO.

Google Workspace dla organizacji pozarządowych umożliwia elastyczne dobranie wariantu usługi do skali działania organizacji. Wersja darmowa sprawdzi się przy podstawowej pracy biurowej, natomiast płatne plany oferują dodatkowe funkcje z obszaru zarządzania projektami, bezpieczeństwa i analityki. Dzięki temu można tworzyć własną listę potrzeb i dobrać plan, który pozwoli rozwijać działania w zgodzie z misją organizacji.

Inne benefity od Google dla organizacji pozarządowych

Google Ad Grants – kojarzysz reklamy, które pojawiają się podczas korzystania z wyszukiwarki Google? Firmy muszą za nie płacić, zaś organizacje pozarządowe zarejestrowane w programie Ad Grants mogą w każdym miesiącu bezpłatnie wyświetlać użytkownikom internetu reklamy tekstowe o wartości 10 tys. dolarów! jeżeli ktoś wpisze w wyszukiwarkę odpowiednie słowa kluczowa, zobaczy reklamę Twojej organizacji. Dzięki temu łatwiej dotrzesz do potencjalnych podopiecznych i wolontariuszy i wolontariuszek. Usługę uruchomisz po zalogowaniu się w Google for Nonprofits. Aktywacja może potrwać trzy dni. Więcej o Google Ad Grants przeczytasz tutaj oraz na naszym blogu: Czy na pewno potrzebujesz 10 000 dolarów? Kiedy warto sięgnąć po grant Google Ads dla NGO?

YouTube dla Organizacji Non-Profit – pomaga przekierować osoby oglądające filmy do strony Twojej organizacji dzięki specjalnych kart z linkami do dowolnych lokalizacji. Aby dołączyć do programu potrzebujesz konta Google for Nonprofits oraz kanału organizacji na YouTube. Aktywacja trwa do dwóch tygodni. Ciekawą opcją w ramach programu jest tzw. YouTube Giving dostępny na razie tylko dla organizacji zarejestrowanych w USA lub takich, które mają tam swoje oddziały, lub organizacje siostrzane. Umożliwia twórcom wspieranie akcji charytatywnych, a widzom z niektórych państw (w tym Polski) bezpośrednie przekazywanie darowizn. Więcej informacji o programie YouTube dla organizacji pozarządowych przeczytasz tutaj.

• Google NotebookLM – narzędzie AI do zarządzania wiedzą i edukacji w NGO
• Porządki w Gmailu. Jak korzystać z kategorii, etykiet i narzędzi do porządkowania informacji?

Pakiet biurowy Microsoft 365 – bezpłatne aplikacje biurowe dla NGO

Działacie na Wordzie, Excelu albo tworzycie prezentacje Microsoft Power Point? Świetnie! Microsoft również przygotował bezpłatny pakiet biurowy dla organizacji pozarządowych. Wystarczy przejść prosty proces rejestracji i można cieszyć się narzędziami, które ułatwiają codzienną pracę i współpracę w zespole – bez dodatkowych kosztów.

Pakiet bezpłatnych narzędzi biurowych dostępny jest dla:

• stowarzyszeń,
• fundacji,
• organizacji pożytku publicznego,
• organizacji religijnych
• bibliotek i muzeów publicznych.

Wyżej wymienione organizacje powinny działać na zasadzie non-profit z misją na rzecz społeczności lokalnej i respektować politykę niedyskryminacji.

Co znajdziesz w pakiecie Microsoft 365 dla NGO?

• internetowe wersje aplikacji Word, Excel, PowerPoint i OneNote – kooperacja w czasie rzeczywistym,
• zawsze aktualne wersje aplikacji Word, Excel, PowerPoint i OneNote na maksymalnie 5 urządzeniach przenośnych i 5 tabletach z systemami iOS i Android,
• prowadzenie rozmów głosowych i video w aplikacji Microsoft Teams dla 300 osób, co jest najważniejsze w codziennej działalności organizacji,
• program Outlook do zarządzania pocztą e-mail,
• poczta o rozmiarze 50 GB z niestandardową nazwą domeny oraz ochroną przed spamem i złośliwym oprogramowaniem
• 1 TB w chmurze OneDrive do przechowywania i udostępniania plików
• planowanie harmonogramów i zadań w Microsoft Teams oraz Lists
• rezerwowanie terminów spotkań w Microsoft Bookings

Polska wersja językowa: tak
Obsługa: w przeglądarce lub poprzez aplikacje.

Rozpocznij bezpłatny kurs e-learningowy: Copilot – wprowadzenie do korzystania z AI od Microsoft

Jak uzyskać bezpłatny dostęp do Microsoft 365 jako organizacja pozarządowa:

• wejdź na stronę nonprofit.microsoft.com/en-us/getting-started i wypełnij ankietę wstępną, a potem formularz z danymi kontaktowymi i informacjami o organizacji.
• poczekaj na weryfikację przez partnera Microsoftu – TechSoup, która może potrwać 10 dni
• ponownie wejdź na wskazaną wyżej stronę, tym razem zaloguj się do Nonprofit Hub i wybierz bezpłatny dla organizacji pozarządowych pakiet Microsoft 365 Business Basic.

Dla większych NGO-sów, które potrzebują rozszerzonych usług, dostępne są płatne pakiety biznesowe ze zniżkami. Porównanie ofert znajdziesz tu.

Microsoft 365 dla organizacji pozarządowych oferuje kilka planów, które różnią się zakresem funkcji i liczbą użytkowników. Darmowy pakiet dla 300 osób może być rozszerzony o płatne wersje z dodatkowymi opcjami, takimi jak zaawansowane narzędzia do śledzenia postępów, zarządzania priorytetów i pracy zespołowej. Wybór odpowiedniego wariantu pomoże dostosować narzędzia do specyfiki i skali projektów realizowanych przez NGO.

Pakiet biurowy LibreOffice – darmowa alternatywa dla NGO i nie tylko

To bezpłatne dla wszystkich, nie tylko dla organizacji pozarządowych oprogramowanie biurowe. To też projekt organizacji non-profit The Document Foundation. Jest stale udoskonalany przez użytkowniczki i użytkowników na zasadzie wolontariatu.

W skład pakietu LibreOffice wchodzą:

• edytor tekstu Writer,
• arkusze kalkulacyjne Calc,
• program do prezentacji multimedialnych Impress,
• Draw do rysunków i diagramów,
• Base do baz danych,
• Math do obliczeń

Polska wersja językowa: tak
Obsługa: po zainstalowaniu na komputer ze strony: pl.libreoffice.org/pobieranie/stabilna/. W aplikacji mobilnej podejrzysz dokumenty, bez możliwości edycji.

W LibreOffice odczytasz pliki stworzone w innych programach np. w Microsoft Word, ale treści mogą znacznie różnić się wizualnie. Podobnie w drugą stronę – napracujesz się nad prezentacją w Impress, ale ktoś, kto otworzy ją w PowerPoint, może zobaczyć „rozjechane” slajdy. Arkusz kalkulacyjny całkiem dobrze radzi sobie z mniejszą bazą danych, ale nie był w stanie przetworzyć dużej liczby rekordów podczas analizy parametrów jakości powietrza – program się wieszał. Te same dane wrzucone do Excela w mgnieniu oka układały się w tabelki i wykresy. Dlatego LibreOffice polecam raczej do użytku wewnętrznego. jeżeli zależy Ci na tym, żeby Twój plik prezentował się u odbiorcy bez zarzutu – wybierz inne narzędzie.

Pakiety Google for non-profits, Microsoft 365 i LibreOffice – bezpłatne biurowe narzędzia dla NGO

Bezpłatne aplikacje biurowe to realna szansa na oszczędności dla organizacji społecznych. Dzięki programowi Google Workspace dla organizacji non profit NGO może zyskać dostęp do Google Drive, Gmaila bez reklam, kalendarza zespołowego oraz możliwość tworzenia i współdzielenia dokumentów, zadań i prezentacji w czasie rzeczywistym. Z kolei Microsoft 365 dla organizacji non-profit oferuje dostęp do Worda, Excela i Teams, wspierając codzienną pracę całego zespołu. Obie platformy pozwalają na prowadzenie spotkań online i komunikacji w zespole. Dodatkowo Google oferuje aplikacje dla NGO w ramach Ad Grants i YouTube for Nonprofits, wspierające promocję działań w social mediach i pozyskiwanie wolontariuszy.

Alternatywą dla tych rozwiązań może być LibreOffice – darmowy pakiet offline, który sprawdzi się w pracy wewnętrznej. Jego ograniczeniem jest jednak mniejsza kompatybilność plików z innym oprogramowaniem. Wybór odpowiedniego narzędzia powinien zależeć od potrzeb, wielkości zespołu oraz rodzaju realizowanych projektów. Skorzystanie z takich usług to szansa na podniesienie produktywności i wydajności zespołu bez dodatkowych kosztów. Warto poznać te narzędzia i wdrożyć je w NGO, by usprawnić działania i lepiej zarządzać czasem.