W dobie pracy zdalnej, cyfrowych komunikatorów i automatyzacji procesów biznesowych coraz częściej kontakt zawodowy sprowadza się do wiadomości tekstowych, powiadomień czy potwierdzeń, a prawdziwa rozmowa zostaje odsunięta na dalszy plan. Obchodzony niedawno Dzień Bez Maila, stał się symboliczną okazją, do zatrzymania się na moment i przemyślenia swoich cyfrowych nawyków. Można zadać sobie pytanie: czy technologia nas zbliża, czy może oddala?
Przeciążenie informacyjne – cichy koszt nowoczesności
Według badań Pew Research Center (2021) aż 70% dorosłych odczuwa stres i zmęczenie z powodu nadmiaru informacji, a co drugi badany przyznaje, iż czuje dyskomfort, gdy nie ma dostępu do urządzeń cyfrowych. W środowisku pracy wygląda to jeszcze poważniej, różne analizy (m.in. McKinsey, Statista) pokazują, iż pracownicy spędzają choćby 28% swojego czasu w obsłudze poczty elektronicznej.
Tymczasem większość wiadomości nie wnosi realnej wartości, są powieleniem wątków, potwierdzeniami lub reakcjami, które mogłyby zostać wyrażone w krótkiej rozmowie.
– „Mail, który miał ułatwić komunikację, w wielu organizacjach stał się głównym źródłem przeciążenia. Zamiast ułatwiać pracę, odciąga od niej uwagę i prowadzi do informacyjnego szumu. Dzień Bez Maila to nie apel o rezygnację z technologii, ale o jej świadome używanie, tak, by wspierała relacje, a nie je zastępowała” – podkreśla Bożena Roczniak, CEO OstendiHR.
Rozmowa i uśmiech, zamiast emaila Dzień Bez Maila był nie tylko symbolicznym apelem, by „zamiast napisać – zadzwonić”, ale także przypomnieniem, iż komunikacja to nie tylko przekazanie informacji, ale budowanie relacji. Dopiero w rozmowie możemy dostrzec emocje, niuanse, a przede wszystkim – drugiego człowieka.
Jak zauważa Bożena Roczniak: – „Cyfryzacja i automatyzacja procesów HR mają sens wtedy, gdy pozwalają ludziom skupić się na tym, co najważniejsze – na relacji, zrozumieniu i współpracy. Nowoczesne narzędzia, w tym rozwiązania stosowane w OstendiHR, nie zastępują kontaktu międzyludzkiego, ale wspierają go, eliminując nadmiar formalności i cyfrowego hałasu”.
W praktyce oznacza to, iż systemy HR Tech mogą wyręczać pracowników w powtarzalnych zadaniach administracyjnych, uwalniając przestrzeń na dialog, mentoring i feedback w czasie rzeczywistym. Coraz więcej firm wdraża tzw. digital hygiene policies, które określają, kiedy i jak warto komunikować się za pośrednictwem narzędzi cyfrowych, a kiedy lepiej po prostu… porozmawiać.
Mniej kliknięć – więcej relacji
Organizacje, które świadomie ograniczają liczbę wiadomości i stawiają na komunikację synchroniczną (np. krótkie spotkania, szybkie rozmowy, feedback 1:1), obserwują poprawę efektywności i relacji w zespołach.
Nowoczesne narzędzia HR, w tym te stosowane przez OstendiHR, pomagają w budowaniu takiej kultury: automatyzują procesy administracyjne, gromadzą dane o nastrojach i potrzebach pracowników, a tym samym redukują liczbę maili, które wcześniej służyły do zbierania informacji czy raportowania.
Nie chodzi więc o to, by porzucić cyfrowe kanały, ale by korzystać z nich mądrzej i z większą empatią. (PK)
