Czy pracodawca może wydać świadectwo pracy zanim stosunek pracy się zakończy — i co to oznacza dla zatrudnionego? To pytanie budzi wątpliwości zarówno wśród pracowników, jak i kadry HR.
Zgodnie z Kodeksem pracy oraz rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, świadectwo pracy jest dokumentem wydawanym w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Oznacza to, iż wystawienie świadectwa pracy podczas zatrudnienia nie jest standardową praktyką i wymaga szczególnej podstawy prawnej.
Znaczenie świadectwa pracy dla pracownika jest duże. Dokument ten wpływa na prawo do zasiłku dla bezrobotnych, ustalanie stażu ubezpieczeniowego, prawo do emerytury, wymiar urlopu u nowego pracodawcy, a także ustalanie nagród jubileuszowych, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oraz uprawnień rodziny do odprawy pośmiertnej.
Temat reguluje art. 97 Kodeksu pracy oraz akty wykonawcze MPiPS, w tym zmiany z 11 maja 2023 r. i jednolity tekst z 26 czerwca 2024 r., aktualizowany na maj 2025 r. W kolejnych częściach artykułu omówimy szczegółowe reguły prawne, treść dokumentu, praktyczne obowiązki pracodawcy oraz procedury sprostowania i roszczeń.
Najważniejsze wnioski
- Świadectwo pracy jest związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, co ogranicza możliwość wydania go podczas zatrudnienia.
- Prawo pracy w polsce i rozporządzenia MPiPS jednoznacznie określają tryb i moment wydania świadectwa pracy.
- Dokument ma najważniejsze znaczenie dla prawa do zasiłków, stażu ubezpieczeniowego i uprawnień urlopowych.
- Wyjątki od zasady mogą wynikać z konkretnych przepisów lub porozumień stron.
- Kolejne sekcje artykułu wyjaśnią procedury, wzór treści i prawa pracownika w praktyce.
Czy można wystawić świadectwo pracy w trakcie zatrudnienia
Pytanie, czy można wystawić świadectwo pracy w trakcie zatrudnienia, pojawia się często w działach kadr. Zasadnicza reguła prawa pracy mówi, iż świadectwo dotyczy okresów zakończonych i jest wydawane w związku z ustaniem stosunku pracy.
Pracodawca nie może wystawić świadectwa pracy podczas zatrudnienia za okres, który jeszcze trwa. Dokument powinien obejmować jedynie te okresy zatrudnienia, za które nie wydano wcześniej świadectwa oraz które już się zakończyły.
Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy po ustaniu jednej umowy, na przykład umowy terminowej, następuje zawarcie kolejnej umowy z tym samym pracownikiem w ciągu 7 dni. W takim układzie obowiązek wydania świadectwa może być zawieszony.
Jeśli pracownik złoży pisemny lub elektroniczny wniosek, pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku. Ten dokument dotyczy tylko okresu już zakończonego, a nie umowy trwającej.
Kiedyś obowiązywał przepis obligujący do wydawania świadectw po 24 miesiącach zatrudnienia, choćby w trakcie trwania stosunku pracy. Obecne regulacje nie przewidują takiego obowiązku, co zmienia praktykę działów kadrowych.
W praktyce kadry muszą być przygotowane do wydania świadectwa w dniu ustania stosunku pracy. Częstym błędem jest błędna interpretacja 7-dniowego terminu jako uniwersalnego czasu w wydanie dokumentu przy każdym zakończeniu umowy.
| Trwający stosunek pracy | Brak | Świadectwo nie obejmuje okresów ciągłych; wydanie po ustaniu stosunku |
| Ustanie umowy, brak kolejnej w 7 dni | Tak | Pracodawca wydaje w dniu ustania stosunku pracy |
| Ustanie umowy, zawarcie kolejnej w ciągu 7 dni | Nie, chyba iż pracownik zażąda | Na wniosek pracownika wydanie w ciągu 7 dni, tylko za okres zakończony |
| Historyczne prawo (24 miesiące) | Było obowiązkowe | Przepis uchylony; w tej chwili brak obowiązku wydawania co 24 miesiące |
Reguły wystawiania świadectwa pracy zgodnie z prawem pracy w Polsce
Podstawą są zapisy art. 97 Kodeksu pracy oraz rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Przepisy określają wzór dokumentu i elementy, które musi zawierać.
Prawo pracy w polsce nakłada obowiązek wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. Treść świadectwa musi odzwierciedlać faktyczny przebieg zatrudnienia.
Termin wydania świadectwa pracy jest jasno określony. Dokument powinien być wręczony niezwłocznie, w dniu zakończenia stosunku pracy.
Gdy wydanie tego dnia jest niemożliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca ma obowiązek przesłać świadectwo pracownikowi lub osobie upoważnionej w ciągu 7 dni od daty ustania stosunku pracy.
Świadectwo pracy może być wydane osobiście lub doręczone pocztą. W praktyce najczęściej stosuje się wysyłkę listem poleconym do ostatniego znanego adresu pracownika.
Niedopełnienie obowiązku narusza prawa pracownika. Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć sankcje administracyjne, a pracownik ma prawo wystąpić do sądu pracy o wydanie dokumentu.
Jeżeli ustanie stosunku przypada na dzień wolny od pracy, świadczenie wystawia się w najbliższy dzień roboczy. Wydania świadectwa nie wolno uzależniać od rozliczeń finansowych z pracownikiem.
Znajomość reguły wystawiania świadectwa pracy pomaga pracodawcom wypełnić obowiązki zgodnie z przepisami. Pracownicy dzięki temu szybciej realizują prawa związane z dokumentacją zatrudnienia.
Dokumentacja pracownicza i treść świadectwa pracy
Świadectwo pracy musi odpowiadać wzór świadectwa pracy określony w rozporządzeniu Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Pracodawca sporządza dokument zgodnie z obowiązującymi instrukcjami, które obejmują zmiany wprowadzone od maja 2025 r.
W dokumentacji pracowniczej nie może zabraknąć danych identyfikacyjnych. Należy podać imię i nazwisko, datę urodzenia oraz pełną nazwę pracodawcy wydającego świadectwo.
Okresy zatrudnienia i wymiar pracy muszą być rozpisane szczegółowo. Trzeba wskazać każdy okres, wymiar czasu pracy dla danego okresu oraz zasadę łączenia kolejnych umów na jednym dokumencie.
Jeżeli pracownik wykonywał pracę tymczasową, dokumentacja pracownicza powinna zawierać okresy tej pracy i nazwę pracodawcy użytkownika. To ułatwia późniejszą ocenę historii zatrudnienia.
Opis rodzaju pracy i zajmowanego stanowiska jest elementem treść świadectwa pracy. Należy precyzyjnie określić wykonywane obowiązki oraz pełnione funkcje.
Informacja o ustaniu stosunku pracy ma formę wskazania trybu i podstawy prawnej. W treść świadectwa pracy wpisuje się, czy umowa wygasła, czy została rozwiązana, a także czy zastosowano skrócone okresy wypowiedzenia wynikające z art. 361 §1 Kodeksu pracy.
Urlopy i zwolnienia powinny być wymienione z podaniem wymiarów. Dokumentacja obejmuje okresy urlopu wypoczynkowego, wychowawczego, niezdolności do pracy, służby wojskowej oraz pracy w szczególnych warunkach.
W przypadku zajęcia wynagrodzenia konieczne jest podanie informacji o komorniku. Trzeba wskazać numer sprawy egzekucyjnej i wysokość potrąconej kwoty.
Pracownik może zażądać dodatkowych informacji. Na wniosek wpisuje się wysokość i składniki wynagrodzenia oraz kwalifikacje zdobyte podczas zatrudnienia.
| Dane identyfikacyjne | Imiona i nazwisko, data urodzenia, nazwa pracodawcy | Rozporządzenie MPiPS; wymagane w dokumentacja pracownicza |
| Okresy zatrudnienia | Daty początku i końca, wymiar czasu pracy | Możliwość łączenia umów; maks. trzy okresy na jednym świadectwie |
| Praca tymczasowa | Okresy i nazwa pracodawcy użytkownika | Informacja obowiązkowa przy pracy na rzecz innego pracodawcy |
| Rodzaj pracy / stanowisko | Opis obowiązków i funkcji | Element treść świadectwa pracy |
| Ustanie stosunku pracy | Tryb, podstawa prawna, skrócone wypowiedzenie | Wpis zgodny z prawo pracy w polsce |
| Urlopy i nieobecności | Rodzaj i wymiar urlopów, okresy niezdolności | Zawiera urlop wychowawczy i inne uprawnienia |
| Zajęcie wynagrodzenia | Komornik, nr sprawy, potrącona kwota | Obowiązkowe przy egzekucji |
| Informacje uzupełniające | Wysokość wynagrodzenia, składniki, kwalifikacje | Wpis na żądanie pracownika |
Jak wystawić świadectwo pracy praktycznie — obowiązki pracodawcy i prawa pracownika
Przygotowanie świadectwa pracy wymaga znajomości wzoru i instrukcji rozporządzenia MPiPS. Pracodawca powinien sporządzić dokument tak, by obejmował wszystkie okresy zatrudnienia, za które nie wydano wcześniej świadectwa.
W dniu ustania stosunku pracy obowiązki pracodawcy obejmują niezwłoczne wydanie świadectwa. Gdy z przyczyn obiektywnych nie można wręczyć dokumentu osobiście, należy wysłać go pocztą w ciągu 7 dni.
W sytuacji gdy pracownik złoży wniosek w trakcie zatrudnienia, a między umowami występuje przerwa nieprzekraczająca 7 dni, pracodawca ma 7 dni na wydanie świadectwa dotyczącego okresu zakończonego. Wniosek może być złożony pisemnie lub elektronicznie.
Istnieje kilka dopuszczalnych sposobów doręczenia: osobiste przekazanie, doręczenie osobie upoważnionej oraz przesłanie na ostatni znany adres pracownika. Alternatywne formy doręczenia są możliwe pod warunkiem zachowania ustawowych terminów.
Świadectwa pracy nie można uzależniać od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Taki wymóg narusza prawa pracownika i może prowadzić do roszczeń przed sądem pracy.
Brak przygotowania świadectwa w dniu ustania zatrudnienia lub nieterminowe wysłanie dokumentu naraża pracodawcę na interwencję Państwowej Inspekcji Pracy. Pracownik ma prawo dochodzić swoich roszczeń w sądzie pracy.
Dokumentacja pracownicza powinna być prowadzona starannie. Poprawne archiwizowanie danych ułatwia sporządzenie świadectwa i zmniejsza ryzyko błędów formalnych.
| Przygotowanie wzoru | Stosować wzór zgodny z rozporządzeniem MPiPS | Przed wydaniem świadectwa |
| Wydanie przy ustaniu stosunku | Wręczyć osobiście lub wysłać pocztą | Niezwłocznie, maks. 7 dni jeżeli wysyłka |
| Wniosek w trakcie zatrudnienia | Przyjąć wniosek pisemny lub elektroniczny | 7 dni na wydanie |
| Doręczenie alternatywne | Osoba upoważniona lub ostatni znany adres | W terminach ustawowych |
| Uzależnianie wydania | Zabronione | Natychmiast |
| Kontrola i sankcje | Możliwość kontroli PIP i roszczeń sądowych | Po naruszeniu terminów |
Błędy, sprostowanie i roszczenia związane ze świadectwem pracy
Błędy w świadectwie pracy mogą mieć realne skutki dla pracownika. Nieprawidłowe dane utrudniają uzyskanie zasiłku, liczenie stażu pracy, obliczanie emerytury oraz ustalanie wymiaru urlopu u nowego pracodawcy. Warto sprawdzić każdy punkt dokumentu od razu po otrzymaniu.
Pracownik ma prawo do sprostowanie świadectwa pracy w ciągu 14 dni od jego wydania. Żądanie sprostowania powinno trafić do pracodawcy, który ma obowiązek je rozpatrzyć. jeżeli pracodawca nie uwzględni wniosku lub nie powiadomi o odmowie w terminie, można podjąć dalsze kroki prawne.
W razie odmowy lub braku decyzji, pracownik może zwrócić się do sądu pracy z żądaniem sprostowania świadectwa. W podobny sposób rozstrzyga się roszczenia związane ze świadectwem pracy dotyczące braku wydania dokumentu — sąd może zobowiązać pracodawcę do wydania świadectwa lub ustalić prawo pracownika do jego otrzymania.
Gdy pracodawca nie wyda świadectwa lub wyda je nieprawidłowo, przysługuje odszkodowanie za brak świadectwa. Odszkodowanie odpowiada wynagrodzeniu za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, maksymalnie do 6 tygodni. Należy też uwzględnić zmiany wynikające z rozporządzenia MPiPS z maja 2023 r. i tekstu jednolitego z czerwca 2024 r., korzystając z aktualnych wzorów dokumentów.
