Nowe przepisy w pracy zdalnej. Co musisz wiedzieć?

fashionbiznes.pl 1 rok temu

Od 7 kwietnia 2023 r. weszły w życie nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. Jakie zmiany nas czekają? Pracodawcy mają więcej obowiązków.

Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, ogłoszona w Dzienniku Ustaw 6 lutego 2023 r., m.in. wprowadziła do Kodeksu pracy pracę zdalną jako stałą formę świadczenia pracy, a jednocześnie uchyliła dotychczasową regulację dotyczącą telepracy. Zmiany zaczęły obowiązywać 7 kwietnia.

Definicja pracy zdalnej

Nowe przepisy przede wszystkim ustalają definicję pracy zdalnej. Polega ona na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Wykonywanie pracy zdalnej wymaga uzgodnienia między stronami umowy o pracę, które może nastąpić:

przy zawieraniu umowy o pracę,
w trakcie zatrudnienia.

Jeżeli następuje ono w trakcie zatrudnienia, wówczas może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Ustawodawca zakłada, iż takie uzgodnienie powinno obejmować:

fakt pracy zdalnej,
ustalenie, czy będzie ona całkowita, czy częściowa,
miejsce świadczenia pracy.

W dalszym ciągu to pracodawca może zdecydować o charakterze pracy i możliwości przejścia na pracę zdalną, jednak tylko:

w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.
w okresie, w którym nie jest możliwe zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy z powodu działania “siły wyższej”.

Czy pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną?

Pracownik może złożyć wniosek o wykonywanie pracy zdalnej, a pracodawca jest obowiązany go uwzględnić, w przypadku pracowników:

w ciąży;
rodziców, którzy wychowują dziecko (do ukończenia przez nie 4. roku życia), dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu; dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności; dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania jego rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych; sprawujących opiekę nad innym członkiem rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadających orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Nowe zasady pracy zdalnej

Wszelkie zasady wykonywania pracy zdalnej powinny być określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub regulaminie (gdy taka organizacja nie działa w miejscu pracy). Przepisy zakładają, iż w regulaminie pracy zdalnej powinny być zawarte informacje o:

pokrywaniu przez pracodawcę kosztów,
ustalania ekwiwalentu pieniężnego,
porozumiewaniu się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
kontroli przestrzegania wymagań w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji systemu i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Obowiązki pracodawcy w związku z pracą zdalną

Jeżeli pracodawca godzi się na pracę zdalną ma dodatkowe obowiązki, o których musisz pamiętać. Zgodnie z art. 6724 § 1 kp pracodawca jest obowiązany:

zapewnić materiały i narzędzia pracy, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty z tym związane, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
pokryć inne koszty niż koszty wcześniejsze, bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, o ile zwrot takich kosztów został określony w dokumentach związanych z praca zdalną,
zapewnić szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.

W nowych ustaleniach dotyczących pracy zdalnej znalazły się też informacje kontroli pracy zdalnej i BHP. W dokumencie poruszony jest też temat okazjonalnej pracy zdalnej, czyli pracy zdalnej do 24 dni w danym roku kalendarzowym. Pracownik może wnioskować o takie uprawnienie w formie papierowej lub elektronicznej. Okazjonalna praca zdalna wyłącza m.in.: obowiązek regulowania zasad jej wykonywania w przepisach wewnątrzzakładowych, pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej i zapewnienia materiałów i narzędzi.