Plan zbyt idealny, czyli jak mała elastyczność powoduje fuckupy

Jeszcze do niedawna wydawało się, iż listy to-do to lekarstwo na lenistwo, nieogarnięcie związanego z planowaniem i brakiem produktywności. Ale od jakiegoś czasu okazuje się, iż listą rzeczy do zrobienia również można zrobić sobie krzywdę. Jaką? No właśnie dziś będę chciała to wyjaśnić, także czytaj dalej.

Podejrzewam, iż każdy z nas zna taką osobę: przynajmniej jedna ścianka jej biura oklejona jest małymi żółtymi karteczkami, na których napisano najważniejsze rzeczy do zrobienia w danym momencie, tygodniu, miesiącu, roku, dekadzie, wieku, itp. I pewnie wiesz też (może także z własnego doświadczenia), iż przygotowanie takiej to-do listy trwa niekiedy bardzo krótko, ale jej wypełnienie odkłada się w czasie. Czasem na wieczne nigdy.

Martyna pisze to-do-listy

Martyna od zawsze była z tych porządnickich. Miała wyprasowaną sukienkę, wyglancowane buty, czyste podręczniki i ładne szlaczki w zeszycie. Wszystko jak od linijki i spod igły. I to w tym samym czasie. Nie da się ukryć, iż w czasach szkolnych, kiedy estetyka i schludność punktowane były razy dwa, a czasem choćby trzy, taka taktyka to droga do sukcesu i wybicie się ponad przeciętność w polskich szkołach.

„Skoro działa to nie warto tego zmieniać”, pomyślała sobie Martyna z okazji przyjęcia pierwszej pracy. gwałtownie opracowała strategię na to, aby zostać najlepszą na świecie asystentką prezesa dużej firmy. Wszak od odpowiedniej organizacji zależy naprawdę dużo, a brak uporządkowania w papierach i planach może sporo namieszać. I rzeczywiście, tak jak sobie postanowiła, tak zaczęła robić. gwałtownie jednak okazało się, iż zadań, które jej powierzano było bardzo dużo. Ale z tym też nie było jakiegoś większego problemu, odkąd Martyna przekonała się, iż zawsze można kolejne zadania wpisać sobie na listę i w ten sposób zorganizować nie tylko popołudnie, dzień lub tydzień, ale funkcjonować w taki sposób przez naprawdę długi czas. Doskonała metoda na podniesienie produktywności i zwiększenie liczby zadań, które można upchać w ośmiogodzinny czas pracy.

Jak możesz się domyślać, Martyna znalazła metodę doskonałą, której nie zamierzała zmieniać, bo po co udoskonalać coś, co bardzo dobrze się sprawdza przez długi czas. Ale na tym idealnym wizerunku planowania poprzez listy pojawiła się skaza. Otóż pewnego dnia okazało się, iż wypadkowi uległ jeden z kluczowych specjalistów do spraw kadr, człowiek, od którego w kwestiach księgowych zależało naprawdę sporo. I pewnie się zdziwisz, ale w przypadku jego dłuższej nieobecności, nie było go kim zastąpić. Akurat tego dnia Martyna miała zaplanowane przeprowadzenie z nim rozmowy na temat dorocznej imprezy integracyjnej i możliwości jej finansowania. Pewnie się domyślasz, iż w tak dużej firmie taki event to jest coś, czego nikt nie chce przegapić. Wypasiona restauracja, dobre jedzenie i do tego znana gwiazda pojawiająca się w cyklicznych odstępach. To wszystko trzeba było zaplanować ze znacznym wyprzedzeniem, oszacować koszty, zdecydować się na wykonawcę, miejsce imprezy, zaprosić gości, itp. Bardzo dużo planowania, a tutaj już na pierwszym etapie taka wtopa.

Wiesz, co w tym momencie zrobiła Martyna? Usiadła przy swoim biurku i zaczęła przyglądać się swojej liście do zrobienia. Patrzyła sobie na nią, jakby nie wierząc w to, w jaki sposób wykonać to zadanie, skoro już na pierwszym punkcie jej plan działania po prostu się wysypał. Pojawił się problem, z którym dziewczyna nie potrafiła sobie poradzić. Nie przemyślała strategii, nie zastanowiła się nad tym, które z zadań ze swojej listy może wykonać bez pomocy nieobecnego w tym momencie specjalisty. W tym momencie zawiesił jej się system.

Planowanie jest fajne, ale…czasami trochę sobie odpuść

Wydaje Ci się, iż ta historia jest naciągana? Wiesz, ilu ludzi w obliczu nieplanowanej zmiany siada w fotelu i nie umie zmienić swojego działania? Wbrew pozorom jest to całkiem spora grupa osób, które działają jak po sznurku. jeżeli zrobię jedno to zaraz trzeba wykonać drugie, a jeżeli drugie jest już odhaczone to trzecie, czwarte, piąte… Nie zakładają, iż wykonanie poszczególnych elementów na liście może zająć nieco więcej czasu niż początkowo planowali. Albo iż w momencie wykonania jednej czynności może okazać się ona niewystarczająca, niepasująca lub nieprzystająca do efektu, jaki ma wywołać i dla dobra projektu należy zmienić koncepcję, ponieważ w innym przypadku można oczekiwać kompletnego fiaska.

To powyższe, podobnie do przykładu, który opisałam Ci we wcześniejszej części tekstu, tyczy się głównie życia zawodowego. Ale przecież planowanie dotyczy również sfery osobistej. Nie wiem, czy Ty też miałeś/miałaś takich kolegów lub koleżanki, którzy w wieku, powiedzmy, piętnastu lat mieli zaplanowane całe życie, tak do emerytury. U mnie była taka jedna. W jej planach było skończenie dobrej szkoły, pójście na studia i poznanie chłopaka, z którym weźmie ślub. Później to standardowo: kilkoro dzieci, jakaś praca (tzn. nie jakaś tylko konkretna, dająca stabilizację i pozwalająca spokojnie i bez większego bólu spłacić kredyt na mieszkanie) i sielskie życie. Dziewczyna nie wzięła jednak pod uwagę tego, iż życia nie da się zaplanować i niekiedy pojawią się rzeczy, które Twoją rzeczywistość zmienią i będziesz musieć się po prostu do niej dostosować. Bo z braku umiejętności wchłaniania wielostronicowych tomów w miesiąc nie jesteś w stanie przeskoczyć, kiedy na pamięć nie umiesz się uczyć.

Moja koleżanka ze studiów

I właśnie to było przypadkiem mojej koleżanki ze szkoły. Nie wiedziała, a na pewno nie odkryła w sobie, iż wkuwanie terminów łacińskich oraz kodeksów na studiach prawniczych jej po prostu nie wychodzi. Za pierwszym razem skończyła naukę na pierwszym semestrze, nie zdając z dwóch przedmiotów, w tym ze słynnego prawa rzymskiego. Spróbowała kolejny raz, tym razem skończyła rok na warunku. Z prawa rzymskiego. Jednak również to podejście skończyło się fiaskiem. Do trzeciego już nie doszło, ponieważ koleżanka nie miała pieniędzy na kolejne poprawki, a do tego profesorowie zaczęli mówić jej wprost, iż najwyraźniej nie jest to jej dziedzina, skoro nie potrafi przyswoić wymaganej na zajęciach wiedzy.

Tak się jednak składało, iż w trakcie studiów znalazła pracę jako programistka. Przypadkiem zrobiła kurs i później zaczęła piąć się po szczeblach kariery w firmie, która dała jej szansę. Po kolejnych kursach i szkoleniach zdała sobie sprawę, iż przecież zawsze, odkąd pamiętała, sprawy komputerowe wychodziły jej doskonale. Na zajęciach z informatyki wiedziała znacznie więcej niż wykładowcy, a robota dosłownie paliła jej się w rękach.

Wiesz, jaki jest morał z tej nieco przydługiej opowieści? Taki, iż jeżeli widzisz, iż coś nie zdaje egzaminu, ale jest wpisane w Twój plan, to warto zastanowić się, czy lepiej tego planu nie zmodyfikować. Po co masz przeć do przodu, niczym koń z klapkami na oczach, i angażować się w coś, co albo nie daje Ci satysfakcji, albo powoduje wieczną frustrację, ponieważ Ci nie wychodzi?

Znasz tę legendę miejską o zakładzie, w którym udział wziął Ernest Hemingway? Założył się, iż życia nie da się streścić w sześciu słowach. Jemu się udało, napisał: „For sale: baby shoes, never worn” (na sprzedaż; dziecięce buty, nigdy nie noszone). Idąc tym tropem pewien amerykański portal zaprosił swoich czytelników do tego, aby spróbowali streścić swoje życie właśnie w sześciu słowach. Później wszystkie odpowiedzi zostały wydane w tomie Not Quite What I Was Planning (“Nie do końca to, co zaplanowałem.”). Ale do czego zmierzam… Na podstawie chciałam Ci pokazać, iż ścisłe trzymanie się planu niekiedy może jedynie zrobić Ci krzywdę i pewne odstępstwo od planu jest możliwe, a choćby potrzebne. Spójrz na historię: „Born London, lived elsewhere, died inside” (“Urodzony w Londynie, mieszkał gdzie indziej, umarł w środku.”). Albo na to: “Really should have been a lawyer.” (“Naprawdę powinienem był zostać prawnikiem.”). Mnie uderza szczególnie ta pierwsza, napisana przez osobę, która nie dokonała zmiany i zrobiła sobie straszną rzecz. Smutne to, prawda?

I wyobraź teraz sobie, iż jest naprawdę wielu ludzi, którym Odwlek z Gangu Słomy naprawdę miesza w umysłach. Niczym cudowna Wróżka Zębuszka lata nad głowami innych i posypuje ich magiczną esencją odwlekania Prolon-G tylko po to, aby ich plany i pragnienia nigdy się nie ziściły. Wiem, ta wizja może wydawać się śmieszna, ale jej efekty już zdecydowanie takie nie są.

To teraz wyobraź sobie siebie i swój perfekcyjny plan…

Elastyczność się przydaje

Gdybyś jeszcze nie zauważył/zauważyła to bardzo staram Ci się pokazać, iż elastyczność jest naprawdę przydatną umiejętnością. Dzieje się to dlatego, iż nie zawsze jesteś w stanie dokładnie zaplanować swoje działania i ich możliwe konsekwencje. Jestem też pewna, iż w niektórych przypadkach działania, choćby jeżeli przyniosły Ci dokładnie takie skutki, jakie planowałeś/planowałaś, to wprowadzenie ich w życie i zastosowanie do sytuacji, w której właśnie się znajdujesz mogły nie być dla Ciebie już takie dobre.

Różne opcje

Właśnie dlatego fajną rzeczą jest bycie otwartym na alternatywy. To one mogą w końcu wskazać Ci inne metody albo drogi działania, które z kolei mogą okazać się bardziej przystające do obecnej rzeczywistości lub doskonalej wpasowywać się w Twoje plany, ale pozwalać Ci jednocześnie zachować znacznie więcej czasu dla siebie, pracować mniej lub bardziej wydajnie lub choćby oszczędzać pieniądze. To spore ułatwienia, jestem pewna, iż w tej kwestii się ze mną zgodzisz.

Brak elastyczności w planowaniu?

Skąd bierze się taka sztywność w planowaniu? Wyobraź sobie zebranie, na którym omawiasz wraz ze swoimi znajomymi z pracy szczegóły bardzo ważnego projektu. Jesteś odpowiedzialny za wzór opakowania produktu spożywczego. Twoja koncepcja opiera się o dosyć spokojną kombinację niebieskiego. W trakcie spotkania okazuje się, iż produkt w takim opakowaniu nie za bardzo pasuje do wizji i koncepcji, ponieważ barwa ta jako taka odnosi się do precyzji i nieco hamuje apetyt, a tutaj ma być odwrotnie – przyszli konsumenci mają się na niego rzucać dosłownie jak głodne lwy. Ty jednak pracowałeś/pracowałaś według swojej listy rzeczy do wykonania, przemyślanej na lewo i prawo, od przodu do tyłu, przynajmniej pięć razy. Kiedy okazało się, iż reszta zespołu nie bardzo zgadza się z Twoją wizją, na pierwszy rzut wysuwasz argument, iż wszystko zostało wykonane tak jak powinno (lista jest na to dowodem), a potem mówisz, iż przemyślałeś/przemyślałaś swoje działania bardzo dokładnie (tak rzeczywiście było). Tylko iż fakt, iż odznaczałeś/odznaczałaś punkty na swojej liście sprawił, iż zupełnie zamknąłeś/zamknęłaś się na alternatywy lub możliwe modyfikacje swojego projektu. Jednoczenie nie dopuszczałeś/dopuszczałaś do siebie możliwości wprowadzenia korekty. Ile albo co straciłeś/straciłaś na upieraniu się przy swoim? Poza sympatią ze strony współpracowników i chęcią pracy z Tobą nad innymi zadaniami? Przede wszystkim ucierpiała Twoja produktywność. Z punktu widzenia przedsiębiorstwa, dla którego pracujesz istotne może okazać się również to, iż nowa opcja mogłaby być tańsza, łatwiejsza lub szybsza do zrealizowania. Nie licząc oczywiście tego, iż praca nad wykonaniem zadania nie ciągnęłaby się w nieskończoność z powodu braku elastyczności z Twojej strony.

Praca zespołowa

Przypadek, który opisałam wyżej to taki typowy case, kiedy pojawia się impas w pracy zespołowej. Oczywiście to, w jakiś sposób pracuje się w danym zespole zależy również od tego, od kogo wychodzi dany plan. Słyszałam już wielokrotnie, iż niekiedy pracownicy boją się krytykować plan pracy, który wychodzi od pracodawcy. Często w dużych firmach managerowie zamykają się na jedną, adekwatną w ich mniemaniu wizję i wtedy trudno jest cokolwiek przeforsować. Jak pewnie się domyślasz i dla członków zespołu, i dla samego projektu nie jest to bardzo komfortowa sytuacja, ale niekiedy taka jest rzeczywistość i jej nie przeskoczysz.

Twój nowy (elastyczny) plan dnia

Jak możesz sprawić, aby w Twoim życiu pojawiło się nieco więcej elastyczności? Istnieje parę technik, które możesz brać pod uwagę w przypadku planowania kolejnych działań. Pierwszą z nich jest z pewnością pozostanie otwartym na pojawienie się alternatyw. Możesz postawić na swoją intuicję, pomysły innych lub rady od osób, które znają się na tej dziedzinie równie dobrze jak Ty. Takie działanie da Ci naprawdę sporo: często to właśnie ludzie, którzy nie siedzą w danym projekcie na co dzień, mogą dostrzec jego potencjalne wady lub inne zastosowania. Pamiętaj, iż to właśnie w ukończeniu projektu jest jego istota, a nie w odhaczeniu wszystkich punktów z listy.

Dasz radę?

Kiedy pracujesz w oparciu o plan, zadawaj sobie pytanie o to, czy to, co właśnie robisz przybliży Cię do zamierzonego efektu końcowego i jak gwałtownie się to stanie. Odpowiedzi powinieneś/powinnaś poszukać nie spoglądając do swojej listy. Dopiero później, kiedy już je znajdziesz, zweryfikuj swoje przemyślenia z wcześniej ułożonym planem. Jak wygląda sytuacja? jeżeli pojawia Ci się rozbieżność, być może właśnie znalazłeś/znalazłaś alternatywę, sposób na zoptymalizowanie wcześniejszych założeń. Zresztą skoro już o tym piszę, chciałabym, żebyś pamiętał/pamiętała, iż każdy plan można zmienić. A to, co masz przed sobą z pewnością nie jest ostateczną jego wersją. Być może plan końcowy pojawi się po wielu modyfikacjach z Twojej strony.

Tylko nie popłyń

Kto może pomóc Ci nie popłynąć z nurtem listy? Masz kogoś, kto pomoże Ci zweryfikować założenia, kiedy nie będą przystawały do rzeczywistości? Pytasz się, po co Ci ktoś taki? Osoba zaufana, która wspomoże Cię w weryfikacji pierwotnych założeń będzie Cię trzymała za rękę w przypadku, kiedy jesteś niepewny zmian lub boisz się wprowadzić w życie alternatywy. Rozmowa z kimś takim sprawi, iż nabierzesz dystansu do swoich działań i będziesz w stanie spojrzeć na swoje zadanie niejako z zewnątrz. Nie masz nikogo takiego? To zapraszam Cię na rozmowę. Jako coach pomogę Ci przeanalizować Twój plan działania, dzięki czemu dostrzeżesz miejsce na zmiany.

Nowe technologie Ci pomogą

Ciekawą techniką wspomagającą elastyczność w modyfikowaniu planów jest dokonywanie ich w narzędziach elektronicznych. Dlaczego? Ponieważ wszyscy lubimy, kiedy nasz plan działania jest sporządzony schludnie. Wtedy widać, iż jest on przemyślany i taki…nie do zmiany. Natomiast w przypadku aplikacji elektronicznych zawsze masz możliwość dokonania zmiany, wpisania notatki powyżej lub poniżej tych już istniejących bez kreślenia i wprowadzania chaosu.

To tak na koniec…

Na ile to, co napisałam powyżej zachęca Cię do uwzględniania elastyczności w tworzeniu planów dziennych? A może obawiasz się nadmiernego chaosu w swoich działaniach? Pozwól, iż na koniec opiszę Ci przykład mojego planu dnia. Ze względu na mój drugi zawód, uczę języka angielskiego, jestem mistrzynią planowania i w moim grafiku musi być miejsce na zmiany. Z tego powodu nauczyłam się, żeby zawsze mieć w zanadrzu coś, co mogę zrobić w momencie, w którym zajęcia zostają przeniesione lub odwołane. Czasem po prostu dzieje się tak (szczególnie na tych porannych, w firmach), iż przyjeżdża prezes, ktoś jest chory albo dzieje się jakieś inne ważne wydarzenie, na którym kursanci muszą być obecni. Pozwalam na takie zmiany, nie mam wyboru, ale automatycznie szukam miejsca w grafiku, aby te lekcje przenieść. Jednak nie dzieje się to kosztem innych zajęć. Pod tym względem pozostaję nieelastyczna, daję sobie do tego prawo. Do tego mam ustalone ramy czasowe, w których ktoś może umówić się ze mną na alternatywny termin. W wolnym czasie, czyli tym, który mam, ponieważ lekcje zostały odwołane, staram się wykonywać zadania związane z administracją lub dokształcać się (jeśli akurat mam dostęp do szkolenia online lub książki). Robię tak, ponieważ wiem, iż bez mojej elastyczności traciłabym zajęcia, a nie chcę tego. Pozwalam również na pewną dozę „sztywności” planu, ponieważ muszę znaleźć czas również na odpoczynek i przyjemności.

Ty też tak możesz. Postaraj się znaleźć swój „złoty środek”, zastosuj zasady, o których Ci napisałam (szczególnie, jeżeli pracujesz zespołowo) i obserwuj się, czy przypadkiem nie zamykasz się na modyfikacje. Natomiast jeżeli zauważysz u siebie pierwsze oznaki odkładania spraw na później, zrób krok w tył. Lepiej będzie jeżeli jeszcze raz zastanowisz się nad tym, co masz wykonać niż odkładać wykonanie planu, który Ci nie leży, w nieskończoność.

Trzymam za Ciebie kciuki!

Ania