Zdalne zarządzanie zespołem – podstawy

Do tej pory co wtorek spotykaliście się w swojej ulubionej sali konferencyjnej i przy kawie rozpoczynaliście spotkanie działowe? Tak przed pandemią wyglądała rzeczywistość wielu zespołów. Teraz cały rytuał, z większą lub mniejszą skutecznością, przeniósł się na Teamsy lub Zooma, a wyszukiwarki podbija pytanie “jak zarządzać zespołem w czasach pracy zdalnej?”. Bo prawda jest taka, iż choćby manager, który był wzorem do naśladowania w biurze, może nie radzić sobie, kiedy zastąpiła je kamerka.

Pokaż twarz

No właśnie. Kamerka. Podobno po kilku miesiącach robi się lepiej, jednak wciąż są tacy, którzy z niewiadomych powodów zapierają się rękami i nogami przed pokazaniem twarzy w trakcie wirtualnego spotkania. To dość intrygujące, biorąc pod uwagę, iż nikt z zespołu nie pamięta, żeby po biurze chodzili w kominiarce. Ale twarz na monitorze kolegów? Tylko nie to! Ustal jasne zasady dotyczące włączania kamer na spotkaniu, zrób z tego standard. To pomaga w pełni skoncentrować się na spotkaniu i ułatwia komunikację. o ile ktoś opiera się wyjątkowo silnie, zorganizuj rozmowę jeden na jeden i dowiedz się, z czego to wynika. “Nie, bo nie” to w tym przypadku niewystarczający argument.

Korzystaj z technologii

Jeżeli jeszcze nie masz tego za sobą, zrób research narzędzi, które mogą pomóc zespołowi w codziennej pracy. Dobry komunikator to podstawa, ale warto pomyśleć też o narzędziach do planowania takich jak Trelo czy Miro. Ostatnie kilka miesięcy obrodziło w interesujące narzędzia ułatwiające pracę zdalną. Z ich pomocą można robić ankiety, badać satysfakcję z pracy, dbać o zdrowie psychiczne pracowników czy pozwolić im na przeniesienie nieformalnej integracji online. Wprowadzając nowe narzędzie, pamiętaj, żeby zapewnić wszystkim odpowiednie szkolenie, szczególnie osobom, dla których odnalezienie się w nowej sytuacji może być trudniejsze. Dbaj o to, żeby problem potencjalnego wykluczenia technologicznego był pod kontrolą.

Dyscyplinuj

Uświadom zespół, iż pewna dyscyplina obowiązuje również w trakcie pracy z domu. Ustal regularne statusy. Częstotliwość zależy od Waszych potrzeb, niektórzy wolą kwadrans codziennie, inni spotkanie się raz w tygodniu na dłużej. Przestrzegaj zasad i przypominaj o nich. Niektórzy traktują spotkania online bardziej swobodnie. Częściej się spóźniają, nie mają też oporu, żeby nagle napisać na wspólnym czacie “muszę lecieć” i się wyłączyć, chociaż nigdy nie zrobiliby tego bez uprzedzenia w trakcie spotkania w sali konferencyjnej. Najlepiej ustalcie zasady wspólnie, spiszcie je i opublikujcie w jakimś widocznym dla wszystkich członków miejscu.

…ale bądź elastyczny

Przy wszystkich wskazówkach z poprzedniego punktu – nie bądź potworem. To nie tak, iż jedyne, co zmieniło się w tym roku w naszym życiu to tryb pracy. Zmieniło się znacznie więcej czynników, które na samą pracę mają ogromny wpływ. Postaraj się jak najbardziej uelastycznić czas wykonywania obowiązków swojemu zespołowi, szczególnie o ile pracują projektowo i tak naprawdę godzina ich pracy nie ma żadnego znaczenia, bo liczy się efekt. Bądź wyrozumiały, kiedy ktoś musi wyjść 5 minut wcześniej, nie irytuj się dziećmi w tle i nie zabraniaj spacerów w ciągu dnia (siedzenie przez cały dzień w domu, szczególnie jeżeli warunki są niekorzystne, może być destrukcyjne dla zdrowia psychicznego). Bądź człowiekiem. Takim wiesz, dobrym

Zadbaj o integrację

Nie samą pracą człowiek żyje, choćby w robocie. Statusy, rozmowy roczne, burze mózgów – to wszystko możesz przeprowadzić online, jednak prawda jest taka, iż nic nie zastąpi piątkowego spotkania przy oranżadzie. Ale próbować warto! Zoom party nie bez przyczyny staje się coraz popularniejszą opcją, może spróbujecie? Wspólnie można też pograć w jakąś grę, zorganizować quiz albo choćby obejrzeć serial z komentowaniem na żywo (polecam The Office :)).

W tym wszystkim nie zapomnij o dobrej komunikacji. Ludzie stracili możliwość dowiadywania się o rzeczach w firmowej kuchni czy w trakcie ploteczek przy biurku (nie żeby był to zdrowy zamiennik dobrej komunikacji wewnętrznej). o ile zastanawiasz się, czy Twój zespół wie o czymś ważnym, co dzieje się w firmie, przyjmij, iż nie, choćby jeżeli masz się powtarzać. To wciąż lepsze niż niedoinformowani, a przez to zaniepokojeni pracownicy.